Kobieta pracująca

Konferencje w hotelach – dobre praktyki

Organizacja szkolenia, konferencji czy też kongresu wymaga umiejętnego skoordynowania wielu działań

Sprawna rezerwacja sali, noclegów, przygotowanie materiałów informacyjnych i szkoleniowych to jedne z czynników, które wpływają na komfort uczestników przygotowywanego wydarzenia. O ważnych kwestiach organizacyjnych rozmawiamy z Joanną Ostrowską – Marketing Manager Hotelu **** Kossak w Krakowie.

Konferencja, szkolenie czy też kongres to wydarzenia, które niejednemu organizatorowi spędzają sen z powiek. Hotelom zapewniającym sale konferencyjne zależy w równym stopniu, co pomysłodawcom eventów, na możliwie najsprawniejszym przebiegu przygotowanego zgromadzenia. Każda ze stron dokłada wszelkich starań, aby zapewnić uczestnikom komfort podczas korzystania z przygotowanego programu. Są jednak czynniki, których bagatelizacja może wpłynąć na całokształt nie tylko wydarzenia, ale również na wizerunek organizatora oraz hotelu.

Budżet wydarzenia

Newralgicznym punktem planowania wydarzenia jest najczęściej budżet. Oferty przedstawiane przez hotele zawierają konkretny zakres usług wraz z wykazem opcji dodatkowych. Otrzymując kalkulacje i wybierając świadczenia w określonym przedziale cenowym, należy zwrócić uwagę na ich zakres pod kątem przygotowywanego eventu. Niejednokrotnie organizatorzy przed samą konferencją przedstawiają dodatkowe życzenia, które nie obejmują wybranego „pakietu usług”. W takich wypadkach do ustalonego wariantu, hotel dolicza należności za nadplanowe działania, co w konsekwencji prowadzi do nieporozumień. W tym miejscu organizator często zasłania się brakiem środków i wymaga od hotelu rabatów, aby zmieścić się w określonym budżecie. Doprowadzenie do takiej sytuacji buduje niepotrzebne napięcie i pozostawia niemiłe wrażenie.

Liczba uczestników

Sale konferencyjne przeznaczone są na określoną liczbę osób. Często organizatorzy mają więcej chętnych niż zadeklarowana liczba uczestników, przez co wymagają dostawienia „kilku” krzeseł dla obecnych.

W rzeczywistości wypełnienie sali dodatkową ilością miejsc nie rozwiązuje problemu. Większość konferencji obsługiwanych jest kompleksowo i podczas całodziennych wydarzeń, hotel zapewnia lunche lub obiadokolacje. Nadplanowa ilość uczestników to również dodatkowe posiłki, które w krótkim czasie musi przygotować kuchnia, oraz miejsce w restauracji, gdzie przy innych równoległych rezerwacjach często jest problem z dostawieniem przysłowiowych kilku krzeseł, dlatego wszelkie zmiany w ilości gości należy zgłosić najpóźniej dzień wcześniej,
z dokładnym określeniem liczby osób.

Zaplecze techniczne

Wyposażenie sal konferencyjnych w nowoczesne systemy audiowizualne to już standard. Mimo tych rozwiązań, częstym problemem jest prawidłowe podłączenie laptopa do systemu audiowizualnego w celu wyświetlenia przygotowanej prezentacji. Inną kłopotliwą sytuacją jest korzystanie z własnego sprzętu audio oraz próba podpięcia go do istniejącego systemu nagłaśniającego. Większość pomieszczeń konferencyjnych posiada dedykowane mikrofony bezprzewodowe, pracujące na określonej częstotliwości. Wprowadzając własne, nieustalone wcześniej z hotelem urządzenia, organizator pomimo dobrej woli, może doprowadzić do zakłócenia przebiegu spotkania, co w konsekwencji wymusi niepotrzebną ingerencję obsługi hotelowej. W celu uniknięcia problemów technicznych związanych z prezentacjami, dobrą praktyką jest umieszczenie wszystkich plików w jednym komputerze przenośnym, oraz sprawdzenie poprawnego wyświetlania przed rozpoczęciem wydarzenia. W ten sposób zapobiegniemy niepotrzebnym przerwom technicznym. W przypadku nagłośnienia, fakt wykorzystania własnych urządzeń najlepiej zgłosić obsłudze najpóźniej dzień przed wydarzeniem, aby mogła zapewnić odpowiednie wsparcie techniczne.

Przerwy kawowe

Przerwy to czas, w którym uczestnicy mogą odetchnąć przed kolejnym panelem, napić się kawy, poczęstować przygotowanymi przekąskami oraz porozmawiać z innymi uczestnikami. Ten punkt konferencji bywa najczęściej wyczekiwanym momentem, który jednocześnie może wygenerować liczne problemy. Oto kilka kwestii, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

Podawanie napojów

Sposób podania kawy lub herbaty uzależniony jest od miejsca organizacji wydarzenia. O ile
w przypadku herbat, standardem jest udostepnienie termosu z gorącą wodą, o tyle przy kawach spotykamy dwie formy podawania tego napoju uczestnikom: termos oraz ekspres dosamodzielnego parzenia kawy. Termosy z kawą oraz herbatą umieszczane są na osobnym stoliku kawowym wraz ze szkłem oraz dodatkami jak cukier, cytryna, mleko itp. W przypadku ekspresu wykorzystuje się urządzenia na jednorazowe kapsułki lub zapewniające kawę ze świeżo zmielonego ziarna. Zaletą umieszczenia ekspresu jest jego świetna prezencja, nadająca prestiżu, jednak zawsze tworzą się duże kolejki – czas na zrobienie kawy jest dłuższy niż nalanie sobie kawy z termosu. Wiedząc, iż hotel korzysta z ekspresów, opracujmy odpowiednio długie przerwy.

Przekąski

Najczęściej podawane przekąski to różnego rodzaju kruche ciasteczka, krakersy czy paluszki. W ofertach znajdziemy również małe kanapki czy tartinki. Wybierając rodzaj serwowanych przekąsek należy zwrócić uwagę na typ spotkania, godzinę rozpoczęcia, przewidziane dodatkowe posiłki jak np. lunch oraz ilość osób. Zazwyczaj organizatorzy decydują się słodkie przekąski. „Są konferencje/szkolenia, które zaczynają się wcześnie rano i goście życzą sobie słone przekąski z uwagi na długi czas, jaki ich dzieli od lunchu. Bardzo dobrą opcją jest rozpoczęcie przerwy słodkimi przekąskami i następnie uzupełnienie o słone. Ta opcja sprawdza się szczególnie w przypadku kilkugodzinnych spotkań, gdzie warto wziąć jedną dłuższą przerwę lub dwie pojedyncze” wskazuje Joanna Ostrowska.

Uzupełnianie

Ważnym elementem, na który w głównej mierze uwagę zwracają sami goście, jest bieżące uzupełnianie przekąsek oraz serwowanych napojów. „Ze względu na czas trwania wydarzenia, przerwy kawowe dzielimy na jednorazowe (do 4 godzin) oraz ciągłe (do 8 godzin). W pierwszym wariancie, serwis kawowy i przekąski wykładane są jednorazowo, na cały czas trwania konferencji lub szkolenia. W przypadku wersji ciągłej, uzupełnieniu podlegają najczęściej napoje; inne produkty takie jak przekąski. Bieżące uzupełnianie słodkich / słonych przekąsek lub kanapek zależne jest od hotelu. Część obiektów, tego rodzaju produkty traktuje, jako jednokrotne wyłożenie a każde następnie podanie jest dodatkowo liczone. Inne hotele ofertują uzupełnianie tylko w wersji ciągłej przerwy” wymienia Pani Joanna.

Układ sali

Największy wpływ na komfort uczestników ma samo ułożenie i przygotowanie sali do wydarzenia. Jeżeli organizujemy konferencję z wykładem, podczas której nie przewidujemy konieczności notowania lub korzystania z komputerów przenośnych, wystarczy układ teatralny, inaczej zwanym kinowym. W przypadku całodziennego szkolenia z użyciem notatników lub laptopów, musimy użyć stołów i zrobić to w formie szkolnej lub eleganckiej – przy dużych okrągłych stołach. Można również wykorzystać ułożenie w kwadrat lub kształt litery U. „Przy typowych warsztatach często otrzymujemy prośby od trenerów o przygotowanie nietypowego układu sali, np. ułożenie krzeseł w półokrąg. Ponadto należy również pamiętać o zapewnieniu zasilania uczestnikom korzystającym z laptopów. Aby zagwarantować wszystkim uczestnikom swobodne korzystanie z laptopów, konieczne jest wcześniejsze zgłoszeni zapotrzebowania na określoną ilość rozdzielaczy, ponieważ niejednokrotnie przed samym wydarzeniem obsługa techniczna obiektu nie jest w stanie zapewnić w krótkim terminie określonej ilości niezbędnego asortymentu elektrycznego.

Sprawnie zorganizowana i przeprowadzona konferencja to idealna rekomendacja dla organizatora oraz samego hotelu. Niezakłócony przebieg wydarzenia zależy w głównej mierze od ścisłej współpracy pomiędzy partnerami przedsięwzięcia, począwszy od planowania, przez realizację po zakończenie. Należy pamiętać również o tym, iż na terenie hotelu w tym samym czasie mogą odbywać się inne wydarzenia, dlatego też sugestie pracowników obiektu przekazywane organizatorowi pokierowane są troską o komfort wszystkich obecnych.

Kategoria: Aaaby biznes

Porozmawiajmy

Ciekawe

Dostrzeżone

penis dlonierece radosc z brzucha

Inspiracje